Votre copropriété envisage de changer de syndic, ou vient de le faire. Ce guide explique la procédure étape par étape : la mise en concurrence, le vote en assemblée générale, la transmission des documents par l'ancien syndic et, surtout, la reprise des comptes. C'est au moment de cette reprise que les erreurs apparaissent le plus souvent. Nous expliquons ce que vous pouvez vérifier vous-même, et quand vous faire assister.
Le syndic est désigné par l'assemblée générale des copropriétaires. Un changement de syndic est donc, avant tout, une décision d'assemblée. Il peut intervenir à l'échéance du mandat, ou en cours de mandat.
La désignation du nouveau syndic se vote à la majorité absolue de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965 (article 25). Cette majorité correspond à la majorité des voix de tous les copropriétaires : présents, représentés ou absents. Chaque candidature de syndic est mise au vote séparément.
Un mécanisme de repli existe. Si la candidature n'atteint pas la majorité absolue, mais recueille au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, l'assemblée peut procéder immédiatement à un second vote. Ce second vote se décide alors à la majorité simple de l'article 24, c'est-à-dire la majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance (article 25-1).
Le changement de syndic en cours de mandat est possible. L'assemblée peut révoquer le syndic avant le terme prévu, à la même majorité de l'article 25. La question doit figurer à l'ordre du jour de la convocation. La révocation suppose en principe un motif légitime. En pratique, l'assemblée révoque l'ancien syndic et désigne le nouveau lors de la même réunion, pour éviter toute vacance.
Enfin, la durée des fonctions du syndic ne peut pas dépasser trois ans (article 28 du décret du 17 mars 1967). Le mandat n'est pas reconduit automatiquement : à son terme, l'assemblée doit à nouveau désigner un syndic. C'est souvent l'occasion d'un changement.
La procédure de changement de syndic suit quelques étapes claires. Une partie relève de votre initiative, en tant que conseil syndical ou copropriétaire.
Vous pouvez mener ces démarches seul. CoproPartenaire peut, si vous le souhaitez, vous fournir des modèles de courriers (demande d'inscription à l'ordre du jour, demande de pièces) et vous aider à comparer les projets de contrat mis en concurrence.
Vous venez de changer de syndic et vous voulez vérifier les comptes repris ? La première vérification de vos comptes est gratuite et sans engagement.
Une fois le nouveau syndic désigné, l'ancien syndic doit lui remettre le dossier de la copropriété. Les délais sont fixés par l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965. Ils courent à compter de la cessation des fonctions de l'ancien syndic.
Ce dernier délai s'explique. L'ancien syndic doit d'abord solder les opérations en cours avant d'arrêter les comptes. Il n'y a donc rien d'anormal à ce que l'état financier définitif arrive après les archives.
Si l'ancien syndic tarde, la marche à suivre est graduée. Une mise en demeure est adressée en premier lieu. À défaut de réponse, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le juge pour obtenir la remise, au besoin sous astreinte. La transmission des archives ne peut pas donner lieu à des frais facturés par l'ancien syndic.
La transmission est aussi, parfois, incomplète. Un document est oublié. Une pièce reste dans l'ancien logiciel. Un contrat n'est pas joint. Cela ne traduit pas une mauvaise volonté : une reprise représente un volume important, et l'ancien syndic la traite en même temps que ses autres dossiers. Le rôle du conseil syndical est de vérifier que rien ne manque. Il suffit de comparer la liste des pièces reçues à ce que prévoit l'article 18-2. Et une pièce se réclame plus facilement dans les semaines qui suivent le transfert que des mois plus tard.
C'est la partie la plus importante d'un changement de syndic, et la plus négligée. Lorsque le nouveau syndic reprend le dossier, il inscrit dans sa propre comptabilité les soldes laissés par l'ancien syndic. C'est ce que l'on appelle la reprise des comptes. Une reprise fidèle conditionne l'exactitude des comptes des années suivantes.
Plusieurs éléments doivent être repris à l'identique. Voici les points à vérifier en priorité.
Vous pouvez engager ce contrôle vous-même : rapprocher le solde repris du dernier relevé bancaire, comparer le fonds de travaux au cumul des cotisations votées, vérifier que vos propres appels de fonds sont bien reportés. Ces vérifications simples suffisent souvent à repérer un écart. Lorsque la reprise est volumineuse, ou lorsque le fonds de travaux et les impayés mêlent plusieurs exercices, une assistance fait gagner du temps.
C'est le cœur de notre service. CoproPartenaire vérifie la reprise des comptes après un changement de syndic : concordance des soldes repris, provisions travaux, fonds de travaux, impayés et pièces transmises. Nous vous remettons un relevé clair des points à clarifier, exploitable auprès de l'ancien comme du nouveau syndic.
La reprise vous paraît difficile à recouper ? Nous contrôlons les soldes repris et vous remettons la liste des points à vérifier. La première vérification est gratuite et sans engagement.
Un écart de reprise ne signifie pas une faute. La comptabilité de copropriété est complexe, et le passage d'un logiciel à un autre génère des erreurs de saisie sans intention particulière. Un contrôle relève des points à clarifier, que le syndic pourra le plus souvent expliquer. Voici les écarts les plus courants.
Dans chaque cas, la bonne réaction n'est pas d'accuser, mais de demander une explication documentée. La plupart des écarts se règlent par un échange écrit avec le syndic concerné.
Le moment de la vérification compte. Ces écarts se révèlent souvent lors de l'assemblée générale d'approbation des comptes. À ce stade, il est plus difficile de réunir les pièces et d'obtenir une explication à temps. Les repérer en amont change la situation : vous arrivez à l'assemblée avec des réponses, et vous pouvez demander les corrections au bon moment. C'est la raison d'être d'un contrôle mené avant l'assemblée, et non après.
Une grande partie de ces démarches est à votre portée. Vous pouvez demander l'inscription des candidatures à l'ordre du jour, comparer les projets de contrat, réclamer les pièces prévues par l'article 18-2 et vérifier, sur votre propre lot, que vos appels de fonds et votre part de fonds de travaux ont bien été repris. Ces gestes suffisent souvent à sécuriser un changement de syndic.
Une assistance devient utile lorsque la reprise porte sur une copropriété importante, lorsque les soldes repris et le fonds de travaux doivent être recoupés sur plusieurs exercices, ou lorsque l'ancien syndic tarde à transmettre. Dans ces situations, nous recoupons les comptes repris et documentons les écarts pour vous. La première vérification est gratuite.
CoproPartenaire n'est ni syndic, ni expert-comptable, ni commissaire aux comptes ; la mission n'est pas un audit légal. Nous réalisons un contrôle et une analyse indépendante des comptes, pensés pour un conseil syndical. Concrètement, nous vérifions la reprise des comptes après le changement de syndic, nous vous remettons un relevé des points à clarifier, nous fournissons des modèles de courriers et nous vous aidons à préparer vos questions pour l'assemblée générale d'approbation des comptes.
Pour aller plus loin, vous pouvez consulter notre guide sur la manière de vérifier les comptes du syndic, utile avant chaque assemblée générale.
Vous venez de changer de syndic, ou vous vous y préparez. Transmettez-nous les comptes repris et les pièces reçues de l'ancien syndic. La première vérification est gratuite et sans engagement ; un contrôle approfondi fait ensuite l'objet d'un forfait annoncé d'avance, sans commission ni pourcentage.
Première vérification gratuite →Le changement de syndic passe par un vote en assemblée générale. Le conseil syndical, ou un copropriétaire, demande l'inscription à l'ordre du jour d'une ou plusieurs candidatures. Le conseil syndical met en principe en concurrence plusieurs projets de contrat (article 21 de la loi de 1965), sauf si l'assemblée l'en dispense. L'assemblée désigne ensuite le syndic à la majorité absolue de l'article 25. Le nouveau contrat prend effet à la date prévue.
La désignation se vote à la majorité absolue de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965 : la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents, représentés ou absents. Si le candidat n'atteint pas cette majorité mais recueille au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, un second vote peut avoir lieu immédiatement à la majorité simple de l'article 24 (article 25-1).
L'article 18-2 de la loi de 1965 fixe trois délais, à compter de la fin des fonctions. Sous quinze jours : la situation de trésorerie et les références des comptes bancaires. Sous un mois : l'ensemble des documents et archives, y compris les fichiers dématérialisés, dans un format téléchargeable et imprimable. Sous deux mois supplémentaires : l'état des comptes des copropriétaires et du syndicat, après apurement et clôture.
La loi ne l'impose pas, mais c'est un moment adapté pour le faire. À la reprise, les soldes, les provisions travaux, le fonds de travaux, les impayés et les pièces transmises sont repris dans une nouvelle comptabilité. Vérifier cette reprise permet de repartir sur une situation claire, avant l'assemblée générale d'approbation des comptes.
Le vote en assemblée générale ne donne pas lieu à des honoraires spécifiques. L'ancien syndic ne peut pas facturer de frais pour la transmission des archives prévue par l'article 18-2. Le nouveau contrat fixe, lui, la rémunération à venir : il est utile de comparer les projets de contrat mis en concurrence avant de voter.
Non. CoproPartenaire n'est ni syndic, ni expert-comptable, ni commissaire aux comptes, et la mission n'est pas un audit légal. Il s'agit d'un contrôle et d'une analyse indépendante de la reprise des comptes, pensés pour un conseil syndical : une lecture claire des soldes repris, des provisions et des pièces transmises, et un relevé des points à clarifier.
Les références juridiques citées dans ce guide renvoient aux textes officiels et aux fiches pratiques de l'administration. Vous pouvez les consulter directement :
Transmettez-nous les comptes de votre copropriété : nous vous disons, pièces à l'appui, ce qui est en ordre et ce qui mérite une question au syndic. La première vérification est gratuite et sans engagement.
Première vérification gratuite →